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Verwenden Sie RFP, um den besten CRM-Kreditor zu finden

Wenn Sie nach einer CRM-Softwarelösung suchen, sollten Sie besser auf ein Projekt vorbereitet sein. Es gibt Hunderte von verschiedenen CRM-Anbietern, und alle behaupten, einer der besten zu sein. Einige sind branchenspezifisch, aber eine Mehrheit ist genug Vanille oder hat verschiedene Arten, die zu einer Vielzahl von verschiedenen Firmen passen können, die auf der Art von Geschäft und seinen spezifischen Notwendigkeiten basieren.

Eine Möglichkeit, die Liste der CRM-Anbieter einzugrenzen, besteht darin, sich zuerst intern zu konzentrieren und dabei eine RFP (Request for Proposal) zu erstellen. Eines dieser Dokumente zu haben, kann sich als unschätzbar erweisen, wenn man in relativ kurzer Zeit eine riesige Liste potentieller Optionen auf einige wenige auswählt. Darüber hinaus kann es Ihnen helfen, die Prozesse und Methoden Ihres eigenen Unternehmens effizienter zu gestalten.

Letztendlich ist das Ziel der RFP, Ihr Unternehmen, seine Bedürfnisse / Wünsche, aktuelle Prozesse, Pläne, Preisgestaltung und was Sie aus dem CRM wissen wollen, zu erklären. Bei internen Debatten über die Prozesse oder Bedürfnisse / Wünsche können Sie sie im RFP als offene Frage einreichen, mit der Sie die Antworten des CRM-Anbieters besser bewerten können.

Um Ihrem Unternehmen zu helfen, das beste und effektivste CRM-RFP-Dokument zu erstellen, hat das Team von WorkWise eine Liste der acht wichtigsten Ratschläge zusammengestellt. Unten ist Teil 1 der Blog-Serie.
1. Beginnen Sie mit der Einführung Ihrer Firma

Geben Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen weiter, um den CRM-Anbietern ein besseres Gefühl für das zu geben, was Sie tun, und Details wie Größe, Umsatz, Standorte usw. (wenn Sie sich wohl genug fühlen). Dies wird den CRM-Anbietern helfen, ähnliche Kunden und Best Practices für die zukünftige Referenz zu finden.

Das Wichtigste, was Sie hier tun können, ist anzugeben, was Sie tun, wie Sie es tun, was das CRM tun soll und was Sie verbessern möchten. Geben Sie unter Spezifika auch an, was Sie in Zukunft tun möchten. Auf diese Weise können Sie helfen, CRMs zu evaluieren, mit denen Sie das Geschäft ausbauen und sich auf die Zukunft einstellen können, anstatt gerade jetzt.
2. Geben Sie bestimmte Daten für die nächsten Schritte ein

Das letzte, was Sie tun möchten, ist, ein Jahr lang CRM-Lösungen auszuwerten. Abhängig von Ihrem spezifischen Geschäft, könnten zwei Monate zu wenig sein oder es könnte genau richtig sein. In jedem Fall ist es wichtig, einen klaren Zeitplan zu haben, um Sie und die Anbieter auf dem richtigen Weg zu halten.

Das erste anzugebende Datum ist eine Deadline für den Empfang von RFP-Antworten. Wenn ein CRM-Anbieter es zu spät sendet, mehr Zeit benötigt oder Ausreden dafür gibt, warum es nicht abgeschlossen werden kann, sollten Sie sich zweimal überlegen, bevor Sie mit ihm Geschäfte machen.

Die nächste Deadline ist für den Evaluierungsprozess. Es gibt die Auswertung der RFP-Antworten, das Betrachten von Demos und dann eine abschließende Bewertungsrunde oder eine endgültige Entscheidung. Sie müssen nicht streng sein, aber eine Baseball-Schätzung zu geben, um den Fortschritt zu messen, sowie ein Ziel, das Sie im Auge behalten sollten, werden einen langen Weg zurücklegen.

Sobald Sie die Entscheidung getroffen haben, benötigen Sie eine Timeline für die Implementierung, Schulung und Anpassungen (falls zutreffend). Diese werden sich am ehesten ändern, insbesondere unter Berücksichtigung des von Ihnen ausgewählten Anbieters, aber auch abhängig von der Komplexität und Vielfalt; Es ist jedoch immer noch am besten, etwas zu haben, um es zu referenzieren. Idealerweise sollte der schwierige Teil zu diesem Zeitpunkt im CRM-RFP-Prozess beendet sein.
3. Schreiben Sie Ihr Budget schriftlich und bleiben Sie dabei

Wenn Sie sich für ein Cloud-CRM entscheiden, sind die Kosten in der Regel niedriger und dauern an. Einige Unternehmen bieten All-for-One-Preise an, während andere unterschiedliche Ebenen und Funktionen enthalten. Wenn Sie ein striktes Budget einhalten, vermeiden Sie, dass Sie auf etwas upsalt werden, das Sie vielleicht nicht brauchen.

Bei einem On-Premise-CRM-Kauf fällt in der Regel eine hohe Vorabgebühr an, die einmal bezahlt wird, und dann besitzen Sie die Lizenzen. Von dort sind die einzigen Kosten eine kleine jährliche Wartung. Bei On-Premise-CRMs ist es wichtiger, herauszufinden, was Sie mit der Wartung erhalten, damit es Ihr Geld wert ist oder nicht, und wie gut Ihre IT-Mitarbeiter im Umgang mit dem CRM sind.
4. Erklären Sie die Bedürfnisse höchster Priorität gründlich

Obwohl die Wünsche und Bedürfnisse zahlreich sein können, kann es den CRM-Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, wenn sie wissen, welche die höchste Priorität haben. Wenn ein CRM weiß, dass es bei den meisten Ihrer wichtigsten Prioritäten Schwächen aufweist, reagieren diese möglicherweise nicht darauf, dass sie am Ende geschlagen werden. In der Zwischenzeit wird ein CRM hervorstechen, das seine Stärken perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie diese Prioritäten vor Augen haben. Wenn ein Szenario stattfindet, in dem es sich zwischen mehreren CRMs befindet, könnte die Berücksichtigung dieser Prioritäten der Differenzierer sein, und dies auch zu Recht. Es kann leicht sein, sich in den Luxusartikeln eines CRM zu verfangen und die Grundlagen zu übersehen, wenn Sie davon ausgehen, dass sie alle gleich sind oder dass sie alle die gleiche Arbeit erledigen können.

5. Seien Sie detailliert, aber halten Sie es insgesamt kurz

Die Ausschreibung soll kein Buch über das Unternehmen sein. Je mehr Informationen, desto besser, aber es kommt zu einem Punkt, an dem Zeile um Zeile zu viel wird; es ist nicht nur sehr zeitaufwendig für Sie, sondern auch für die CRM-Anbieter. Sie werden basierend auf den Grundlagen wissen, wie gut eine Passform ist, und Sie sollten sie besser ausarbeiten lassen, damit Sie mehr Einblick in ihr Produkt bekommen.

Während der Demo-Phase sollten mehr und mehr Details herauskommen. Lange Gespräche, viel Zeit für scheinbar winzige Funktionen und die Rede von Anpassungen können während der Interaktion von Mensch zu Mensch stattfinden und viel effektiver sein. Es ist am besten, so viel Zeit und Ressourcen wie möglich für diese Phase im Prozess zu sparen, im Gegensatz zu anderen.
6. Bedürfnisse sind kritisch, Wünsche sind sekundär

Das RFP sollte sowohl Bedürfnisse als auch Wünsche beinhalten; Es ist jedoch wichtig, das Gesamtbild des Dokuments und des Unternehmens so zu gestalten, dass Ihre Bedürfnisse in einem besseren Licht erscheinen, da dies der größte Faktor bei der Eingrenzung der Liste der CRM-Anbieter sein sollte.

Der Grund dafür ist, dass Wünsche oft neue, auffällige, kleinere Funktionen sind, die nicht notwendigerweise das Gesamtbild betreffen. Wünsche könnten ein Unterscheidungsmerkmal sein, aber sie sollten nicht die Grundlage für eine endgültige Entscheidung sein, besonders wenn es bedeutet, jegliche Bedürfnisse zu opfern. Es ist selten eine Entscheidung, die gut ankommt oder die sich in der Zukunft auszahlt.

Debatten werden zwangsläufig intern stattfinden, aber eine endgültige Entscheidung muss getroffen werden. Wenn alles andere fehlschlägt, räumen Sie den ranghöchsten Mitarbeiter ein, der am Evaluierungsprozess beteiligt ist.
7. RFP ohne Berater (wenn möglich)

Berater sind nie wirklich unvoreingenommen. Einige sind voreingenommener als andere, erhalten eine Nebenzahlung direkt von bestimmten Anbietern, für die sie verkaufen, und andere neigen dazu, bestimmte aus nicht relevanten Gründen zu mögen. Der Schlüssel ist, sich immer selbst darzustellen und sich während des gesamten Prozesses nicht von einem Außenseiter beeinflussen zu lassen.

Berater können wertvoll sein, sollten aber mehr als Leitfaden verwendet werden, um Ihre Augen für neue Ideen zu öffnen und den Dingen ein frisches Aussehen zu geben. nehmen Sie es jedoch mit einem Körnchen Salz und achten Sie auf andere mögliche Motive. CRM-Anbieter sollten selbst in der Lage sein, das zu tun, was der Berater auch tut.
8. Informieren Sie sich über ähnliche Kunden, die sie haben

Je mehr Details Sie in Ihrem Hintergrund angeben, desto einfacher (oder schwieriger) sollte dies für den CRM-Anbieter sein. Alle Referenzen oder Beispiele, die sie geben, können Know-how und Beweise dafür zeigen, dass sie für Ihr Unternehmen sehr gut geeignet sind. Eine detaillierte Beschreibung sollte in der RFP ausreichend sein, da nach einer Eingrenzung der Liste der CRM-Anbieter tatsächlich mit einer Referenz gesprochen werden kann.

Je nachdem, was für Ihr Unternehmen wichtiger ist (Produkt, Größe, Prozesse usw.), können Sie auch auf bestimmte Referenzen abzielen. Es hilft auch den CRM-Unternehmen zu sehen, in welchen Bereich Sie fallen, damit sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, in was sie sich gerade hineinversetzen. Wenn sie nicht bereit sind, ähnliche Kunden zu teilen oder keine haben, kann es am besten sein, alternative Anbieter zu betrachten.

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